Getting Things Done (GTD) con Tarea Cero

Getting Things Done (GTD) es una metodología de productividad creada por David Allen que propone un sistema externo de confianza para capturar, organizar y revisar todos tus compromisos, liberando tu mente para pensar y crear.

El principio central es simple: tu mente es para tener ideas, no para guardarlas.

---

Los 5 pasos del GTD

El flujo GTD tiene cinco etapas. Así es como cada una se implementa en Tarea Cero:

1. Capturar

Todo lo que aparece en tu vida va a la Bandeja de entrada de Tarea Cero sin filtros ni organización previa.

2. Aclarar

Defines qué es cada ítem: ¿es accionable? ¿requiere más de un paso? ¿puedes delegarlo o eliminarlo?

3. Organizar

Mueves cada tarea al lugar correcto: proyecto, lista de referencia, lista “algún día” o la basura.

4. Revisar

Revisas regularmente tus listas para mantener el sistema actualizado y confiable.

5. Hacer

Ejecutas las tareas con claridad total sobre qué hacer, cuándo y por qué.

---

Paso 1: Capturar — La Bandeja de entrada como buzón total

En GTD, necesitas una sola fuente de captura donde nada se pierda. En Tarea Cero, esa fuente es la Bandeja de entrada.

Regla de oro: cualquier cosa que llegue a tu mente va a la bandeja de entrada, sin importar qué es.

• Una idea de negocio
• Un recado que tienes que hacer
• Una tarea del trabajo que mencionaron en una reunión
• Una película que quieres ver
• Un problema que tienes que resolver

Consejo

Configura la Bandeja de entrada como la pantalla de inicio de Tarea Cero. Así, cada vez que abras la app, podrás capturar de inmediato.

---

Paso 2: Aclarar — Procesar cada ítem

Una vez al día (o a la semana si prefieres el modelo semanal), abre la Bandeja de entrada y para cada tarea hazte estas preguntas:

¿Es accionable?
├── NO → Eliminar, archivar como referencia, o mover a "Algún día"
└── SÍ → ¿Requiere más de una acción?
          ├── SÍ → Es un Proyecto → créalo
          └── NO → ¿Lo puedes hacer en menos de 2 minutos?
                    ├── SÍ → Hazlo ahora
                    └── NO → Agéndalo, delégalo o inclúyelo en una lista

---

Paso 3: Organizar — Las listas GTD en Tarea Cero

GTD define varias listas que puedes replicar en Tarea Cero:

Próximas acciones (Next Actions)

Son tareas concretas y físicas que puedes hacer ahora mismo. En Tarea Cero:

• Asigna una fecha planificada para que aparezcan en la Vista Próximo o el Panel.
• Usa prioridades para ordenarlas.

Proyectos

En GTD, un “proyecto” es cualquier resultado que requiere más de una acción. En Tarea Cero, crea un Proyecto por cada uno de ellos y vincúlale las tareas correspondientes.

Ejemplo:

• Proyecto: “Renovar el sitio web”
  • Tarea: Definir paleta de colores
  • Tarea: Redactar textos de la página principal
  • Tarea: Contratar fotógrafo

Lista “Algún día / Quizás”

Para las cosas que no quieres comprometerte ahora pero tampoco olvidar:

• Crea un proyecto llamado “Algún día” o usa una etiqueta algún día.
• Revísala en tu revisión semanal para ver si algo está listo para activar.

Lista de espera (Waiting For)

Para acciones delegadas o que esperan respuesta de otros:

• Crea una etiqueta en espera y asígnala a las tareas delegadas.
• Agrega en la descripción a quién esperas y desde cuándo.

Material de referencia

Ideas, notas y documentos que no requieren acción pero necesitas conservar:

• Usa las descripciones y notas de las tareas o proyectos.
• Crea un proyecto “Referencia” para agrupar este material.

---

Paso 4: Revisar — La revisión semanal en Tarea Cero

La revisión semanal es el corazón de GTD. Sin ella, el sistema se desactualiza y pierde confianza. Dedica 30–60 minutos cada semana (sugerido: viernes por la tarde o domingo por la noche).

1. Vacía la bandeja de entrada — Procesa cada ítem.
2. Revisa el calendario — ¿Qué tienes agendado la próxima semana? Abre la Vista Calendario.
3. Revisa todas las listas de próximas acciones — ¿Siguen siendo válidas? Elimina las obsoletas.
4. Revisa todos tus proyectos — ¿Cada proyecto tiene al menos una próxima acción?
5. Revisa la lista “Algún día” — ¿Algo está listo para activar?
6. Revisa la lista “En espera” — ¿Necesitas hacer seguimiento a algo?
7. Revisa tus Objetivos — ¿El trabajo semanal está alineado con tus metas?

Consejo

Crea una tarea recurrente en Tarea Cero: “Revisión semanal GTD” que se repita cada viernes a las 17:00. Nunca la pierdas.

---

Paso 5: Hacer — Elegir qué hacer en este momento

GTD propone cuatro criterios para elegir la siguiente acción:

Criterio	Cómo aplicarlo en Tarea Cero
Contexto	Filtra por etiqueta de contexto (📞 llamar, 💻 computadora, 🚗 movilidad)
Tiempo disponible	Filtra por estimación o etiqueta ⚡ 5 min, ⏱ 30 min
Energía	Reserva tareas de alta concentración para tus mejores horas
Prioridad	Ordena por nivel de prioridad en la Vista Listado

---

Configuración GTD rápida en Tarea Cero

Elemento GTD	Función en Tarea Cero
Bandeja de entrada	Bandeja de entrada
Proyecto	Proyecto
Próximas acciones	Tareas con fecha planificada
Algún día / Quizás	Proyecto “Algún día” o etiqueta algún día
En espera	Etiqueta en espera
Revisión semanal	Tarea recurrente semanal
Horizonte de enfoque	Objetivos de Tarea Cero

Nota

GTD es un sistema que se construye con el tiempo. Empieza por dominar la captura y el procesamiento diario. Una vez que confíes en tu bandeja de entrada, el resto del sistema fluye naturalmente.