Espacios de trabajo

Los espacios de trabajo son entornos colaborativos donde equipos pueden organizar proyectos, tareas y recursos compartidos en un solo lugar.

Ver también

Para aprender sobre proyectos individuales y cómo se relacionan con espacios de trabajo, consulta la guía Organizar con proyectos.

¿Qué es un espacio de trabajo?

Un espacio de trabajo es un contenedor que agrupa:

• Proyectos del equipo
• Tareas compartidas
• Miembros del equipo

Es ideal para equipos que trabajan juntos regularmente en múltiples proyectos.

Crear un espacio de trabajo

Paso 1: Acceder a espacios de trabajo

1. Abre el menú lateral de la aplicación
2. Selecciona “Ajustes”
3. Selecciona “Espacios de trabajo”
4. Toca el botón ”+”

Acceso rápido

Puedes acceder a los espacios de trabajo directamente desde el menú lateral presionando el icono de engranaje junto a la sección de Espacios de trabajo.

Paso 2: Configurar el espacio

• Nombre: Dale un nombre descriptivo (ej: “Equipo Marketing”)

Paso 3: Invitar colaboradores

1. Toca el menú (tres puntos) del espacio de trabajo
2. Selecciona “Colaboradores”
3. Toca el botón ”+” para agregar
4. Ingresa el email o selecciona un usuario de otro espacio de trabajo.
5. Envía las invitaciones

Solo propietarios

Únicamente el propietario del espacio de trabajo puede invitar o eliminar colaboradores.

Roles y permisos

En Tarea Cero, los espacios de trabajo tienen dos niveles de acceso:

Propietario

El creador del espacio de trabajo. Puede:

• ✅ Crear, editar y eliminar proyectos
• ✅ Crear, editar y eliminar tareas
• ✅ Invitar y eliminar colaboradores
• ✅ Editar el nombre del espacio de trabajo
• ✅ Eliminar el espacio de trabajo
• ✅ Ver estadísticas y actividad del espacio

Colaborador

Usuarios invitados al espacio. Pueden:

• ✅ Ver todos los proyectos del espacio
• ✅ Crear, editar y eliminar proyectos en el espacio
• ✅ Crear, editar y eliminar tareas
• ✅ Asignar tareas a otros colaboradores
• ✅ Ver todos los colaboradores
• ✅ Abandonar el espacio de trabajo
• ❌ Invitar o eliminar otros colaboradores
• ❌ Editar el nombre del espacio
• ❌ Eliminar el espacio de trabajo

Acceso automático

Los colaboradores de un espacio de trabajo tienen acceso automático a todos los proyectos dentro de ese espacio.

Gestionar colaboradores

Ver colaboradores

1. Abre el espacio de trabajo
2. Toca el botón “Colaboradores”
3. Verás la lista de:
   • El propietario (marcado con punto verde)
   • Todos los colaboradores del espacio
   • Invitaciones pendientes (solo visible para el propietario)

Eliminar un colaborador

Solo el propietario puede eliminar:

1. En la lista de colaboradores
2. Toca el menú (tres puntos) del usuario
3. Selecciona “Quitar usuario”
4. Confirma la acción

Importante

Al eliminar un colaborador, perderá acceso inmediato a todos los proyectos y tareas del espacio de trabajo.

Abandonar un espacio de trabajo

Los colaboradores pueden salir cuando quieran:

1. En la lista de colaboradores
2. Toca el menú (tres puntos) junto a tu nombre
3. Selecciona “Abandonar espacio de trabajo”
4. Confirma la acción

Perderás acceso

Al abandonar un espacio, ya no podrás ver ninguno de sus proyectos o tareas.

Archivar un espacio de trabajo

Solo propietarios

Solo el propietario puede archivar un espacio de trabajo.

Para archivar un espacio:

1. En la lista de espacios de trabajo
2. Toca el menú (tres puntos) del espacio
3. Selecciona “Archivar espacio de trabajo”
4. Confirma la acción

Espacio de trabajo activo

No es posible archivar un espacio de trabajo si es el único espacio activo en tu cuenta. Crea o selecciona otro espacio antes de archivar.

Activar un espacio de trabajo

Solo propietarios

Solo el propietario puede activar un espacio de trabajo.

Para activar nuevamente un espacio:

1. En la lista de espacios de trabajo
2. Selecciona la pestaña “Archivados”
3. Toca el menú (tres puntos) del espacio de trabajo que quieres activar
4. Selecciona “Activar espacio de trabajo”

Eliminar un espacio de trabajo

Solo propietarios

Solo el propietario puede eliminar un espacio de trabajo.

Para eliminar un espacio:

1. En la lista de espacios de trabajo
2. Selecciona la pestaña “Archivados”
3. Toca el menú (tres puntos) del espacio de trabajo que quieres eliminar
4. Selecciona “Eliminar espacio de trabajo”
5. Confirma la acción

Acción irreversible

Al eliminar un espacio de trabajo se borrarán permanentemente:

• El espacio de trabajo
• Todos los proyectos del espacio
• Todas las tareas de esos proyectos
• Esta acción NO se puede revertir

Alternativa

Si no quieres eliminar todo, considera:

• Archivar el espacio de trabajo para conservar los datos sin acceso activo
• Mover los proyectos importantes a otro espacio antes de eliminar
• Eliminar colaboradores si solo quieres trabajar solo
• Archivar proyectos terminados individualmente

Solo archivados

Solo los espacios de trabajo previamente archivados pueden ser eliminados.

Mejores prácticas

1. Estructura clara del equipo

• Define claramente quién será el propietario
• El propietario debe ser alguien estable en el equipo
• Invita solo a personas que necesiten acceso a todos los proyectos
• Para colaboración puntual, usa proyectos compartidos individuales

2. Organización de proyectos

• Agrupa proyectos relacionados en el mismo espacio
• Usa nombres descriptivos para los proyectos
• Archiva proyectos completados para mantener la vista limpia
• Mueve proyectos entre espacios cuando cambien de equipo

3. Comunicación efectiva

• Usa comentarios en tareas para comunicarte
• Asigna tareas a personas específicas
• Mantén actualizados los estados de las tareas

4. Gestión de colaboradores

• Revisa periódicamente quién tiene acceso
• Elimina colaboradores que ya no necesitan acceso
• Recuerda que todos ven todos los proyectos del espacio

5. Límites del plan

• Verifica cuántos espacios permite tu plan
• Revisa el límite de colaboradores
• Considera actualizar si necesitas más espacios o colaboradores

Consejo importante

Si algunos miembros del equipo solo necesitan acceso a ciertos proyectos, no los agregues al espacio. En su lugar, comparte esos proyectos específicos con ellos.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes problemas con espacios de trabajo o necesitas más información:

• Organizar con proyectos
• Preguntas frecuentes
• Contacto